OBJECTIF
Le Centre québécois du droit de l’environnement (CQDE), en tant qu’organisme à but non lucratif offrant son expertise juridique, doit recueillir, consulter, communiquer et utiliser des renseignements personnels qui vous concernent. Ces renseignements ont un caractère confidentiel puisqu’ils découlent du droit à la vie privée des citoyen·nes. Les règles de confidentialité qui seront énumérées dans la présente politique visent donc à vous renseigner sur la manière dont le CQDE traite ces renseignements personnels conformément aux lois en vigueur ainsi que vos droits vis-à-vis de ces renseignements. En nous soumettant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous les utilisions conformément à cette politique.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
En tant qu’organisme sans but lucratif, nous recueillons et utilisons quotidiennement des renseignements aux fins de la réalisation de nos activités en matière de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des événements et d’information. Ces renseignements sont recueillis par les moyens technologiques suivants :
- Le formulaire de notre notre ligne d’informations juridiques ;
- Les formulaires d’inscription aux événements que nous organisons ;
- Les candidatures pour nos offres d’emploi, de stages ou de bénévolat ;
- Les formulaires d’inscription à notre infolettre ;
- Les formulaires d’adhésion au membrariat et formulaires de dons ;
- Les informations recueillies dans le cadre de l’ouverture d’un dossier de litige juridique ;
- Les courriels reçus par les membres de l’équipe ;
- Les préférences et habitudes de navigation, comme les fichiers témoins ou des renseignements sur vos appareils électroniques ;
- À la suite d’un appel de service via notre ligne téléphonique ;
- Toute autre demande connexe.
Des renseignements personnels peuvent être recueillis à l’analyse, à l’ouverture d’un dossier et dans le cadre d’opérations et de services rendus par le CQDE. Il s’agit de renseignements sensibles dont la protection doit être maximale. Les renseignements personnels recueillis à l’ouverture de dossier peuvent être, selon le service demandé :
- Nom, prénom
- Adresse postale
- Courriel
- Numéro de téléphone
- Détail de leur dossier
- Identification des parties adverses à leur dossier
Les renseignements personnels recueillis pour traiter le dossier peuvent être, selon le service rendu :
- Pièce d’identité
- Documents personnels et juridiques
- Documents administratifs
Tous ces renseignements sont nécessaires à l’accomplissement de notre mission. Plusieurs de ces renseignements sont par ailleurs protégés par le secret professionnel.
Renseignements sur les membres
Les membres du CQDE s’identifient par leur courriel et mot de passe. Le CQDE ne conserve que l’information strictement nécessaire au fonctionnement, notamment pour pouvoir contacter le membre, l’identifier et lui permettre de profiter de ses droits, notamment par l’envoi de documents utiles à l’exercice de son rôle. Certaines informations financières peuvent être demandées au moment du paiement des frais d’adhésion au CQDE.
Renseignements sur les personnes candidates, employé·es ou stagiaires
Dans le cadre d’un processus de recrutement ou d’attribution de contrat, les informations recueillies incluent notamment le nom de la personne qui postule, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son spécimen de chèque, son curriculum vitae et ses références. Ces informations sont normalement transmises par courrier électronique sur une boîte sécurisée et protégée par mot de passe. L’information nécessaire au processus d’embauche ou d’attribution de contrat est traitée par les personnes strictement requises au processus et les données sont conservées dans un lieu sécurisé tel que défini plus haut.
L’information nécessaire au processus d’embauche ou d’attribution de contrat est traitée par les personnes strictement requises au processus et les données sont conservées dans un lieu sécurisé.
Renseignements sur les personnes participantes à un projet ou une activité
Dans le cadre d’une activité ponctuelle organisée par le CQDE, en totalité ou en partie, pour la remise de conseils, d’informations ou de divertissement. Le CQDE conservera les données minimalement requises pour la réalisation du projet ou de l’activité ou pour l’émission de statistiques internes ou pour un partenaire (statistiques anonymisées) afin de répondre aux exigences d’un projet, pour l’obtention d’un financement ou pour la production d’un document tel que le rapport annuel.
Renseignements technologiques consignés sur la plateforme d’adhésion et de dons et notre site internet
Notre site Web ainsi que notre plateforme d’adhésion et de dons utilisent des témoinset d’autres technologies connexes. Les témoins sont également placés par des tiers que nous avons engagés. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée pour chacun de ces tiers. Un témoin est un petit fichier simple qui est envoyé et stocké par votre navigateur sur le disque dur de votre appareil technologique. Les informations qui y sont stockées peuvent être renvoyées à nos serveurs ou aux serveurs des tiers concernés lors d’une visite ultérieure sur le site ou la plateforme de formation. Certains cookies garantissent le bon fonctionnement de certaines parties du site web et de la plateforme d’adhésion et de dons ainsi que la connaissance de vos préférences d’utilisateur·trice. En plaçant des témoins fonctionnels, nous facilitons votre visite, ainsi vous n’avez pas besoin de saisir à plusieurs reprises les mêmes informations de connexion.
Vos renseignements personnels peuvent être communiqués aux personnes suivantes :
- Au CQDE, ses employé·es et à son conseil d’administration
- À toute personne autorisée à agir en votre nom
Aucune autre utilisation n’est faite des renseignements personnels que vous nous communiquez et nous ne les transmettons pas à des tiers, à moins d’obtenir votre consentement exprès.
Conservation
Les renseignements personnels sont conservés sur des serveurs situés au Québec et au Canada. Les renseignements personnels recueillis ne sont conservés que pour la durée obligatoire imposée par la loi, soit sur une période de 7 ans d’inactivité. Après ce moment, ils sont détruits ou totalement anonymisés de façon à empêcher qu’ils ne permettent de vous identifier.
Sécurité
Le CQDE prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des renseignements personnels. Celles-ci incluent :
- La protection des lieux physiques du CQDE
- La protection des équipements technologiques du CQDE
- L’utilisation de mots de passe sécurisés
- La restriction d’accès aux seules personnes ayant besoin de consulter les renseignements personnels
- Lorsque disponibles, les mesures de confidentialité les plus élevées sont celles qui sont activées par défaut
Droits
Vous avez le droit de refuser de fournir des renseignements personnels. Vous avez le droit de demander d’accéder aux renseignements personnels qui sont recueillis sur vous. Sous réserve du droit applicable et des exceptions législatives, le CQDE doit vous fournir une copie des renseignements personnels détenus à votre sujet. Il est de même pour les proches d’une personne qui seraient légalement autorisés à avoir accès à ces renseignements personnels. Vous avez le droit de faire corriger des renseignements personnels détenus vous concernant. Pour faciliter la bonne tenue des dossiers, nous vous invitons à nous informer de tout changement à vos renseignements personnels afin que l’on y apporte la modification appropriée. Vous avez le droit de demander que le CQDE cesse la diffusion d’un renseignement personnel vous concernant ou qu’un hyperlien rattaché à votre nom soit supprimé.
Incident de confidentialité
Le CQDE met tout en œuvre pour identifier toute situation pouvant être considérée comme un incident de confidentialité. Sauf exceptions législatives, si la situation présente un risque de préjudice sérieux, vous serez avisé·e de la situation.
Personne responsable
Pour plus d’informations, contactez Geneviève Paul, la personne responsable de notre Politique de confidentialité à l’adresse courriel suivante : confidentialite@cqde.org
